Privacybeleid

1. Inleiding

Dit privacybeleid beschrijft hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u gebruik maakt van Donatio, onze online dienst waarmee u een giftbewijs aanmaakt en laat ondertekenen. Wij handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische gegevensbeschermingswetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Nurbot BV, met maatschappelijke zetel te Hoverhofweg (Oph) 1, 3640 Kinrooi, België (ondernemingsnummer KBO/BTW: BE 0567.819.786), handelend onder de naam Donatio. Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact met ons opnemen via de gegevens onderaan deze pagina.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Gegevens van gever en begunstigde: Naam, adres en (voor de gever) e-mailadres, die u in het formulier invoert
• Gegevens van de gift: Type gift, bedrag of omschrijving, en de datum van de gift
• Identiteitsgegevens bij ondertekening: Via itsme® of uw Belgische eID, verwerkt door Betrust NV (OKSign) om de gekwalificeerde elektronische handtekening te plaatsen en door Belgian Mobile ID NV (itsme) voor de uitreiking van het gekwalificeerde certificaat
• Eventuele bijlagen: Bewijs van overschrijving dat u optioneel toevoegt
• Betalingsgegevens: Verwerkt door Stripe en niet door ons opgeslagen
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en sessie-informatie voor beveiliging en botpreventie

4. Doeleinden en rechtsgronden

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG): Het aanmaken van het giftbewijs, het laten ondertekenen ervan en het verwerken van uw betaling
• Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG): Voor zover nodig, bijvoorbeeld op boekhoudkundig vlak en voor de wettelijk verplichte bevestiging van uw bestelling en uw uitdrukkelijke instemming per e-mail
• Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG): Beveiliging van de dienst en botpreventie
• Toestemming (art. 6.1.a AVG): Voor anonieme analysecookies (zie ons cookiebeleid); u kunt deze toestemming te allen tijde intrekken

5. Verwerkers en ontvangers

Wij doen een beroep op de volgende verwerkers, telkens voor het vermelde doel:

• Betrust NV (OKSign): Plaatsen van de gekwalificeerde elektronische handtekening; verzendt ook de uitnodiging tot (mede)ondertekening en het ondertekende document per e-mail
• Belgian Mobile ID NV (itsme): Verwerkt uw identiteitsgegevens voor de uitreiking van het gekwalificeerde certificaat waarmee de handtekening wordt geplaatst
• Stripe: Betalingsverwerking
• Resend: Verzending van transactionele e-mail, met name de wettelijk verplichte bevestiging van uw bestelling en uw uitdrukkelijke instemming met de onmiddellijke uitvoering
• Supabase: Database en opslag
• Sentry: Foutmonitoring en interne operationele meldingen aan Donatio zelf; verwerking binnen de EU
• Vercel: Hosting van de website
• Google: Anonieme analyse (Google Analytics), uitsluitend na uw toestemming
• Cloudflare: Botbescherming (Turnstile)

Wij verkopen of verhuren uw gegevens nooit aan derden.

6. Bewaartermijnen

• Ondertekende akte en audittrail: Worden 90 dagen na de ondertekening automatisch uit onze systemen verwijderd. Het exemplaar dat de ondertekenaars bij de ondertekening per e-mail ontvingen, is en blijft hun eigen kopie; na de verwijdering kan Donatio geen nieuwe kopie meer bezorgen
• Sessiegegevens (databankrecords): Worden bewaard voor de behandeling van geschillen en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in beginsel maximaal 10 jaar na afloop van de sessie
• Concepten en geüploade bijlagen: Worden binnen ongeveer 24 uur na ondertekening automatisch verwijderd
• Mislukte sessies: Worden na 7 dagen verwijderd
• Niet-betaalde (afgebroken) sessies: Worden na 48 uur verwijderd
• Betalingsgegevens: Worden beheerd door Stripe volgens hun beleid

7. Gegevens van de begunstigde (dubbele ondertekening)

Kiest de gever voor een medeondertekening door de begunstigde, dan ontvangen wij van de gever de naam en het e-mailadres van de begunstigde om deze uit te nodigen het giftbewijs mee te ondertekenen. Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor die uitnodiging en voor het plaatsen van de handtekening, en bewaren ze volgens de termijnen in punt 6.

Als begunstigde werd u niet rechtstreeks door ons om deze gegevens verzocht; deze informatie (overeenkomstig artikel 14 AVG) licht u in over de herkomst en het gebruik ervan. U beschikt over dezelfde rechten als hieronder beschreven.

8. Beveiliging

• TLS-encryptie voor alle datatransmissies
• Toegangscontrole en monitoring
• Automatische verwijdering van concepten en bijlagen na ondertekening

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage, rectificatie en verwijdering
• Recht op beperking van en bezwaar tegen de verwerking
• Recht op overdraagbaarheid van uw gegevens
• Recht om een gegeven toestemming te allen tijde in te trekken

De ondertekende akte en het audittrail worden 90 dagen na de ondertekening automatisch verwijderd. Sessiegegevens bewaren wij daarna nog voor de behandeling van geschillen en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (in beginsel maximaal 10 jaar); een verzoek tot verwijdering kan gedurende die periode door dat bewaarbelang worden beperkt.

10. Internationale doorgifte

Uw gegevens worden in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt. Bepaalde verwerkers (waaronder Google, Vercel, Stripe en Resend) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Voor die doorgiften steunen deze Amerikaanse verwerkers op passende waarborgen, zoals het EU-US Data Privacy Framework en/of de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie, naargelang wat per verwerker van toepassing is.

11. Cookies

Wij gebruiken strikt noodzakelijke opslag en, uitsluitend met uw toestemming, anonieme analysecookies. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

12. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact met ons op. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel:

www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. De meest recente versie is altijd beschikbaar op deze pagina.

14. Contact

E-mail: privacy@donatio.be

Nurbot BV, Hoverhofweg (Oph) 1, 3640 Kinrooi, België. Ondernemingsnummer (KBO/BTW): BE 0567.819.786. RPR Antwerpen, afdeling Tongeren.